loading...

Blog / Online výuka a workshopy - MS Teams nebo ZOOM

Se SW nástroji je to stejné jako s auty. Můžete mít jedno velké rodinné auto, které zvládne dobře řadu věcí. Odveze rodinu na dovolenou, naložíte do něj velký nákup a klidně odvezete pohovku. Při troše šikovnosti s ním můžete zajet i do centra města a zaparkujete u divadla. Pokud máte chatu, nebo jezdíte na vodu, lépe Vám poslouží auto, které má náhon na všechna 4 kola, vyšší podběhy a celkově robustnější konstrukci. Vždy je dobré ujasnit si, pro jaký účel má vaše auto (aplikace) sloužit.

V roce 2020 jsme v týmu SHINE Consulting nasbírali více než 1000 hodin zkušeností s vedením online akcí. Nabízím Vám možnost tyto zkušenosti využít.

 

Co by měl umět Váš nástroj pro online výuku a workshopy.

Vedení online výuky a workshopu vyžaduje interaktivní zapojení lidí, kteří se připojují z různých prostředí, používají instalovaného klienta, nebo jsou připojení jen přes prohlížeč. Ten, kdo samotný trénink vede, často není ani z dané organizace.

Plánování schůzky předávání rolí je jednoduché a zaručeně funguje. Našich tréninků se běžně  účastní lidé z různých organizací. V okamžiku, kdy danou online schůzku zakládáme, není často ještě jasné, kdo ji  povede. U nás vedou konkrétní akce běžně 2 lektoři a ti si potřebují předávat role. Během dne dochází k tomu, že roli toho, kdo schůzku vede, přebírá někdo další. Celý proces musí fungovat hladce a bez nutnosti zapojení dalších lidí z HR dané organizace.

Během práce je nutné rozdělovat lidi do menších pracovních skupinek, kterým se říká breakout rooms (dále jen B.R.). Rozdělování do B.R. musí být z pohledu lektora snadno použitelné a musí spolehlivě fungovat, i když jsou účastníci připojeni přes prohlížeč. Tyto pracovní skupinky tvoří základ online tréninku - tak, jak jsme zvyklí je dělat my. Je třeba, aby si aplikace po ukončení práce v daném rozdělení B.R. pamatovala, kdo byl v jaké B.R. To je třeba pro efektivnější rozdělování do B.R. pro další společné skupinové práce během tréninku.

Každá breakout room potřebuje pracovat nad vlastní sdílenou plochou, a tu si ukládat. Stejně tak je třeba, aby kdokoliv, kdo dostane právo, mohl diskusi v každé B.R. nahrávat.  Aplikace musí být rychlá, stabilní a schůzka se nesmí zhroutit ani v případě, že po nějakou dobu odpadne z technických důvodů její organizátor.

Aplikace musí zvládnout 50 a více účastníků se zapnutými kamerami, ale to je i také otázka kvalitního připojení u všech zúčastněných.

Je třeba mít také možnost graficky komentovat a označovat výstupy účastníků (funkce „Annotate“). Pro tréninky je pak cenná a pro rozsáhlejší workshopy nezbytná možnost, aby organizátor mohl přejmenovávat účastníky.

Je užitečné, když si můžete nastavit virtuální pozadí. To oceníte zejména v situaci, kdy musíte pracovat z domácího prostředí. 

 

Jak jsou na tom Teams s nově doplněnou funkcionalitou pro vytváření skupinek?

(Stav k počátku roku 2021).

 
Kdy Teams fungují bez problémů? 

  • Pokud firma používá běžně Office 365. 
  • Všichni účastníci  mají O365 účet. 
  • Všichni účastníci mají desktop klienta, který je aktualizovaný.  

 

Kdy s Teams mohou nastat problémy? 

  • Pokud má uživatel starší verzi aplikace. 
  • Pokud někdo jede jen přes prohlížeč (i v případě, že účet O365 má). 
  • Pokud někdo nemá O365 účet a jede přes prohlížeč. 
  • Pokud nejsou všichni ze stejné organizace.
  • Pokud je třeba změnit organizátora schůzky.
  • Pokud je třeba nahrávat ve skupinkách videa.
  • Pokud je třeba do moderování zapojit více lidí.

 

Současná konkrétní omezení MS Teams v porovnání se ZOOM

Zakládání schůzky - při změně řidiče musí i cestující změnit auto. 

Ten, kdo v Teams schůzku zakládá, ten ji také musí vést. To přínáši komplikace v situaci, kdy zakládáme online trénink a není ještě jasné, kdo ho povede, nebo je potřeba na poslední chvíli udělat změnu. Toto můžete obejít tak, že kalendářích těsně před akci vyměníte původní link za nový, který vygeneruje člověk, který setkání nakonec povede. Ale tato taktika má své úskalí.

Ti, kdo podobně jako SHINE realizují velké množství online akcí, to řeší centrálně ze strany firemního dispečinku a i konkrétní lektor se upřesňuje většinou později. Ve chvíli, kdy akci zakládáme, tak je často známa jenom část účastníků a další distribuci informací zprostředkovávají sami u klienta (často velká firma s mnoha odděleními). Stává se, že ne vždy jsou samotné pozvánky posílány do kalendářů všech zúčastněných lidí.
Posílají se ad-hoc do e-mailů a jakákoliv změna jednou odeslaného linku, může vést k dalšímu chaosu. Je dost pravděpodobné, že část lidí se pokusí přihlásit na původní link. Zkuste si v takové situaci představit práci dodavatele tréninku a HR oddělení větší firmy. 

Lidé z HR na straně klienta prostě nemají prostor zakládat akce realizované externisty, interně koordinovat změnu linku a všech akcí se účastnit. Je třeba, aby vše mohl garantovat externí dodavatel kompletně sám.

 

Role - jenom řidič auta může obsluhovat klimatizaci a otevírat okénka. 

V Teams existuje pouze vlastník schůzky (lektor), ten je právě jeden a nedá se změnit. A kromě toho už je jenom role účastníka. Není možné mít roli pomocného vlastníka schůzky, a to vede ke komplikacím při výuce i vedení větších workshopů. Pokud chcete mentorovat skupinovou práci, tak veškeré přesuny mezi skupinkami musí řešit jenom přímo vlastník schůzky. Představte si akci, kde je 10 skupinek, 3 lektoři-konzultanti a 2 manažeri ze strany klienta, kteří potřebují rychle přecházet mezi místnostmi. Ten, kdo schůzku založil, je pak v takové situaci zaměstnán jenom přesouváním lidí mezi skupinkami. 

 

Videa - pouze ti, kteří nastoupili společně s řidičem, si mohou zapnout pásy.

Nahrávání videa může spustit pouze člověk z organizace, která vytvořila schůzku (nemusí to být nutně organizátor/hostitel) a data se ukládají k tomu, kdo nahrávání spustí. Takže pokud schůzku vytvoří jiná organizace (např. firma, která dodává školení), tak nikdo z účastníků nemůže nic ve skupinkách nahrávat. S tím je třeba počítat hlavně pro tréninky soft-skills a může to být nepoříjemné překvapení.

 

Přejmenování účastníků - cestující si mohou jenom sami zvolit, jakou barvu čepice budou mít. 

V Teams nemůže organizátor schůzky měnit jména účastníků, a to znesnadňuje organizátorovi orientaci při velkém počtu účastníků a práci ve skupinkách. My v takových situacích běžně dáváme před jméno účastníka nějaké číslo či znak, a díky tomu na první pohled vidíme, kdo je přiřazen v jakém týmu. Díky tomu rovněž okamžitě vidíme, když se někdo odpojil a znovu připojil (nově připojený toto přejmenování ztratí), nebo když se připojil později.

 

V aplikaci MS Teams není v tuto chvíli funkce „Annotate“. 

Není tedy možné dělat kreslené poznámky či zvýraznění nad promítanou sdílenou plochou, a to snižuje efektivitu práce lektora a facilitátora. Představte si, že účastníci sdílí plochu a vy jim potřebujete něco zvýraznit či dokreslit, ale potřebujete to následně také rychle smazat. Microsoft chystá tuto funkci pro Whiteboard přímo v Teams - předpokládané spuštění v březnu 2021).

Virtuální pozadí umí jak Teams, tak i ZOOM. 

Tato funkcionalita je k dispozici ale pouze v případě, že si instalujete SW klienta. Při použítí připojení přes browser tato možnost není. Virtuální pozadí působí docela uměle, ale pro zamaskování prostředí, kde se aktuálně nacházíte postačí bez problémů.

 

Teams jsou jako rodinné auto. Umí řadu věcí, které specializovaná auta neumí. Pokud je však vaším cílem vést efektivní online tréninky a workshopy, pokud nedokážete splnit podmínky, které jsme uvedli v úvodním stručném shrnutí, a pokud vám vadí některé z omezení, které jsem popsal, pak je v tuto chvíli mnohem lepší využít specializovanou aplikaci ZOOM. I při připojení přes browser bez instalace aplikace budete mít v tuto chvíli lepší výsledek.

 


Co v ZOOM běžně využíváme a co jsme v Teams dále netestovali:

  • Stabilitu při krátkodobém odpojení organizátora a připojení na akci a práci ve skupinkách z mobilu.
  • Sdílenou nástěnku pro spolupráci (Whiteboard), protože ta zatím funguje pouze pro lidi z jedné organizace. Lidé z jiných organizací vidí jenom omluvnou hlášku, že se na této funkcionalitě pracuje.
  • Možnost automatického generování prezenčních listin i v případě práce v B.R. při různých možnostech přihlášení. 

 


Testování se za SHINE Consulting účastnili: Josef Hajkr, Michael Motal, Přemysl Hoffmann, Martin Adámek a Tomáš Kršňák.

Zkušenosti sepsal: Josef Hajkr

Tento dokument nehodnotí aplikaci MS Teams jako celek. Zaměřuje se výhradně na její aktuální možné využití pro online tréninky a workshopy u klientů, kteří mají Teams implementovány pro vnitrofiremní komunikaci.


Ve svém dřívějším článku jsem popsal, jak v SHINE organizujeme online výuku: Tajemství projektů v online světě.

    Více inspirace ze světa projektů změn a inovací.


 

Tento web používá cookies za účelem optimalizace efektivního poskytování služeb. Pokud své nastavení cookies nezměníte, chápeme to jako souhlas s jejich užíváním. Další informace