Všichni to znáte: Během dne děláte hodně věcí, máte dlouhé seznamy úkolů, ale nikdy není vše hotovo. Musíte neustále urgovat věci, které vám někdo slíbil, a když po urgencích dostanete výsledek práce, tak zjistíte, že to není to, co jste skutečně potřebovali. Jste naštvaní, přetížení a demotivovaní.
Nabízím vám léty ověřenou dohodu a jednoduché techniky, jak mít  jasno, předejít zklamání z nepochopení a dostat výstupy práce, které potřebujete a očekáváte.

Dohoda: “Odpovědnost za předanou informaci a její plné pochopení má ten, kdo informaci sděluje.”

Abyste tuto dohodu správně použili, postupujte takto:

• Využijte komunikační kanál přiměřený situaci. 
  Jaké SW nástroje umí použít ten, komu informaci předáváte? Poslat někomu zprávu do firemního kanálu v Teams vůbec nezaručuje, že si jí daný člověk všimne, nebo že má nastaven příjem zpráv. Je potřeba Loom? Zoom? Room?
• Ověřte, že zpráva k příjemci dorazila a že ji zaznamenal. 
  Tady vám nepomůže automatické potvrzování příjmu zpráv. Potřebujete vědomou zpětnou vazbu. Slovně, nebo písemně.
• Ověřte, že informace byla správně pochopena. Toto vyžaduje získat takovou zpětnou vazbu, ze které je jasné, že zadání bylo pochopeno správně. Spíše než e-mail využijte zpráv a chatu ve vhodné aplikaci. Nestačí vám reakce ANO. Z ní totiž nejde poznat, zda-li druhá strana zadání pochopila správně. Můžete také nahrát hlasovou zprávu, nebo video zprávu.

Technika použitelného výsledku

• Soustřeďte se na to, CO a PROČ má vzniknout. 
• Vždy popište očekávaný výstup jako použitelný výsledek. 
• Zadání definujte tak, že je jasné, jak má vypadat to, co skutečně potřebujete. 
• Pokud je daná věc složitější, vytvořte sdílený cloudový dokument. V něm můžete dát komentáře, odkazy, vše vyjasnit. Můžete také v Loom nahrát krátké video. 
• Pokud potřebujete sledovat stav plnění úkolu, tak jej zadejte ve vhodné aplikaci. U nás ve firmě k tomuto účelu používáme Freelo.

Správně zadání není: “Potřebuji na páteční schůzku se zákazníkem připravit prezentaci projektu”. Ani “V pátek máme schůzku se zákazníkem a potřebujeme prezentovat projekt”. 

Dejte si s tím trochu práci a popište to jasně. 
“Prezentace projektu je pro páteční schůzku se zákazníkem připravena způsobem, že nic nechybí k tomu, aby náš jednatel mohl ukázat, že projekt je skvělý, vyvíjí se dobře a že v nás zákazník může mít plnou důvěru. Rozsah prezentace je 30 minut. Očekává se cca 5 úvodních slajdů. Slajdy nesmí být komplikované. Graficky by měly vypadat cca tako (posílám odkaz na ukázku). Na jednom slajdu musí být i aktualizovaný výhled směrem vpřed. Pro zvýšení důvěry pak musí být vytvořena i druhá prezentace, kde jsou další detaily pro diskusi. A pozor, musí být připravena i živá ukázka toho, co funguje. Ukázka je otestována, je připraven její scénář a jasný návod, jak ji provést. Schůzka začíná ve 14:00, ale prezentace musí být hotova již na přípravnou schůzku ráno v 09:00, aby bylo možné vše ještě společně projít a nacvičit. Celý výstup se tak skládá z úvodní prezentace, detailní prezentace, ukázky naživo a scénáře ukázky. Součástí výstupu je i společný nácvik v pátek ráno.”

Technika vyjednávání závazků

Naučte se jak správně uzavírat závazky. Já používám postup  z knihy Vědomý business. Autor Fred Kofman zde upozorňuje, že problém často vzniká tím, že si jenom myslíme, že vznikla dohoda. 

Použijte tento postup:

1. Oslovte konkrétního člověka. Musíte se přímo obrátit na toho, po kom něco chcete. Řekněte to jasně: “Petře, já potřebuji, abys ty udělal….” Na schůzkách, kde je více lidí a probíhají online, je to ještě důležitější. 
2. Řekněte PROČ. Musíte vždy vyjasnit PROČ danou věc potřebujete a jaký je celý kontext. Je chybou domnívat se, že když zadáte úkol přesně, tak to stačí.. 
3. Jasně řekněte, CO je použitelný výsledek. Zde použijte techniku použitelného výsledku, kterou  jsem popsal výše.
4. Vyžádejte si potvrzení závazku. “Jindro, můžeš to prosím do pátku do 09:00 dělat?”

Vykonavatel má 5 možností, jak zareaguje: 

• ANO. Udělám to.
• NE. Bohužel se k tomu nemohu zavázat.
• PODMÍNĚNÉ ANO. Udělám to, ale potřebuji aby…,
• ALTERNATIVA. Mám jiný návrh… 
• ODLOŽENÍ DOHODY. Nyní se k tomu nemohu zavázat, ale ověřím si několik věci a ozvu se ti odpoledne a dám vědět.

Když dodržíte tuto strukturu žádosti i možných reakcí, budete vždy mít jasno, na čem jste se dohodli.
 

Závěr

Dohoda o odpovědnosti za předanou informaci i techniky Použitelného výsledku a Vyjednávání závazků se mi osvědčily v mnoha situacích. Dají se snadno nacvičit a v dnešní rychlé digitální době se hodí snad ještě víc, než kdy dřív. Na složité věci a postupy nemá v současnosti nikdo čas, ale pokud začnete používat tyto 3 užitečné věci, uvidíte, že se věci kolem vás začnou zlepšovat.

A ostatně soudím, že digitální projektové řízení funguje skvěle.
 

Autor: Josef Hajkr, SHINE Consulting 

Citované a odkazované knihy a články

KOFMAN, Fred. Vědomý business: integrita, úspěch a štěstí. Praha: Portál, 2010. Přeloženo z originálu:  KOFMAN F.: Conscious Business:How to Build Value Through Values Odkaz na audioknihu.
DŘÍMALKA F.:  Loom? Zoom? Room? [online] https://drimalka.com/, ©2021. [cit. 13.10.2021] Dostupné z:  https://drimalka.com/loom-zoom-room/