Spolupracovat a řídit projekty v ONLINE prostředí je v současnosti nutnost. Pokud chcete v současnosti podnikat, je to stejně důležité, jako chůze. Když nemůžete chodit, komplikuje vám to život. Když nezvládáte online spolupráci, jste v tuto chvíli beznadějně pomalí a nekonkurenceschopní.
V jednoduchosti je krása. Toto rčení všichni známe a také často porušujeme.
Jednoúčelové a komplexní aplikace versus komplexní řešení.
Viděli jsme mnohokrát a vidíme stále dokola snahu o to nalézt „All-in-one“ IT řešení, které pokryje veškeré potřeby firmy. A také jsme mnohokrát viděli a vidíme, jak tato snaha selhává. Zapomeňte na to, že najdete jednu košili, která padne všem. Než takovou věc někdo nasadí, odchytá tuny chyb, tak svět kolem Vás bude jinde.
Výborným příkladem principu jednoduchosti je aplikace Freelo. Podívejme se na tuto aplikaci případovou studií, kterou sepsal leader firmy Cloud 150 Martin Macháček, který Freelo využívá.
CLOUD 150 s.r.o. je certifikovaný Google cloud partner pro Google Workspace (dříve G Suite). Cloud 1250 převádí firmy do cloudu od Google, migruje jejich data, školí uživatele. Automatizuje rutinní činnosti a zbavuje klienty nudné a opakované práce.
Co jsme řešili za problém?
V roce 2020 jsme neřešili přechod do online a cloudů, protože takto pracujeme již od roku 2015. Potřebovali jsme řídit mnoho malých projektů a rychle zaškolovat nové lidi.
Proč jsme vybrali Freelo?
V minulosti jsme si vyzkoušeli spoustu programů na vedení úkolů a projektů. Od Trella, Asany, Todoistu, Procesoidu, Easyprojectu, Basecampu,Time doctor apod. jsme nakonec došli k Freelo.
Zásadní důvod pro Freelo byly opakované úkoly. Fakturace, pohledávky, zaučování. Na vše máme šablony. Jistě, toto zvládne i cloudové CRM, ale my jsme potřebovali lepší podporu komunikace, možnost komentářů, checklisty. Freelo toto umí naprosto skvěle, intuitivně. Onboarding nových lidí je díky šablonám bleskový. Udržujeme si přehled nad projekty i díky filtrům. Převedli jsme práci z e-mailů do Freela. Máme také přehled o pracnosti.
U zaučování nových zaměstnanců naskakují firmě náklady hned dvakrát. Platíte čas, který věnuje služebně starší kolega nováčkovi i čas nového zaměstnance k získání požadovaných znalostí. Samostudiem a úkoly pro nového zaměstnance ve Frellu jsme snížili nutný čas na zaškolení o 70% u samotných školitelů. Tím zvládnou zaškolit více nových zaměstnanců, nebo se mohou věnovat další více přínosné práci.
U opakovaných úkolů (fakturace, pohledávky) nám Freelo vytváří rutiny v činnostech a zabraňuje zapomínání na úkoly. Když každý pátek platíme faktury, asistentce Freelo vytvoří každý čtvrtek opakovaný úkol “zadej platby” a vedoucí pouze kontroluje, kdo z jeho podřízených má nějaké úkoly po termínu.
Daní za jednoduchost, intuitivnost použití a rychlost nasazení je to, že Freelo některé věci, které by se nám hodily, zatím neumí. Např. normování úkolů a celkový
přehled toho, co jde rychleji a co má zpoždění a také lepší replikaci nových úkolů mezi projekty. Celkově ale přínosy výrazně převyšují nedostatky.
Tato případová studie je příkladem toho, že když víme, co je pro nás nejdůležitější a nehledáme všeobjímající řešení, tak můžeme zvolit jednoduché, funkční řešení. To má navíc i nekomplikované použití. Toto se nám v SHINE rovněž osvědčilo a doporučujeme to i našim klientům.
Navíc také doporučujeme tyto 3 další zjednodušení:
- KRÁTKÝ ČAS: Porady dělejte pravidelně, ale dělejte je krátké. My máme 2 formáty:
A) běžná porada 45 minut.
B) Rychlá operativní 20 minut.
Porady nesmí jít hned za sebou. Během hodiny může být buď jedna delší, nebo 2x 20 minut. Ale vždy je mezi nimi pauza. - ÚKOLY HNED: Používejte rovnou na poradě SW nástroj k zápisu úkolů. Jakmile je porada u konce, je hotovo.
- DOSTUPNOST: Cokoliv, co děláte, musí být ostatním dostupné v cloudovém úložišti. Trochu práce s lepší strukturou jak složek, tak úkolů se opravdu vyplatí!
Vybírejte jednoúčelové cloudové nástroje, které jsou rychle nasaditelné. Nejlepší SW na online spolupráci, nejlepší cloudové úložiště, nejlepší sdílenou plochu, nejlepší nástroj na koordinaci prací, nejlepší CRM. A hlavně se rychle učte nové věci.
Jednoduchost vám přinese rychlost a pružnost. A rychlost a pružnost se cení.
Zveme vás na webinář Organizace práce v digitální době - jednoduchost vítězí. Tam představíme podrobněji Freelo a stručně i nástroje, které používáme SHINE. V závěrečné části bude prostor i ke sdílení zkušeností mezi účastníky!
Autoři: Josef Hajkr, SHINE Consulting a Martin Macháček, CLOUD 150.
Související články a videa:
- HAJKR J.: Hrajte s trumfy jako SHINE a buďte v zisku za všech okolností [online]. jaknazmenu.cz, ©2020. [cit. 25.8.2020]
- HAJKR J: Josef Hajkr o řízení projektů, vzdělávání a novém způsobu řízení inovací [online] HOTCAST Filipa Dřímalky, Brno, ©2020 [cit. 9.11.2020]