Náš lednový webinář viděly stovky lidí. Zajímalo je jedno téma - jak využít AI v řízení projektů a procesů tak, aby to v praxi dávalo smysl.
Při registraci se opakovala hlavně jedna věc, co lidi trápí - přetížení a nedostatek času. Když sotva stíháte běžnou práci, prostor na AI se hledá jen velmi těžko.
Vedle toho zaznívaly i další bolesti, které asi dobře znáte z projektů:
- roztříštěná komunikace
- chaos v prioritách
- zbytečná administrativa
- výstupy, které vznikají dlouho a v nízké kvalitě
- a často i špatně nastavená motivace
Přetížení není vaše chyba. Je to špatně nastavený systém práce.
Dlouho jsme v projektech žili v kompromisu čas–kvalita–zdroje.
A nejčastěji to padalo na zdroje - lidi neměli kapacitu. Tak se buď:
- ustoupilo z kvality nebo
- natahoval čas.
AI a automatizace tohle mění. Ne tím, že by „nahradily projekťáka“.
Ale tím, že berou rutinu, která nejvíc žere čas:
- dohledávání informací
- přepisování a shrnování
- formátování a přípravu podkladů
- administrativu okolo schůzek a výstupů
A vrací vám prostor na to nejdůležitější:
- směřování projektu
- komunikaci s lidmi
- prevenci a řešení konfliktů
A co platí pro řízení projektů, platí stejně i pro běžnou liniovou procesní práci.
Staňte se dirigentem místo sólisty: nová role projektového manažera
Bez dirigenta začne i dobrý orchestr časem znít falešně. S AI je to úplně stejné:
- AI asistenti a AI agenti jsou nástroje – každý umí něco jiného (analýza dat, tvorba výstupů, práce s dokumenty, automatizace klikání).
- Projektový manažer se posouvá z „administrátora“ do role dirigenta orchestru - zadá, usměrní, zkontroluje a rozhodne.
- Výsledek - méně chaosu, méně ruční práce a hlavně mnohem víc času na směřování projektu a na komunikaci s lidmi.
Nehledejte „zázračný nástroj“. Hledejte 1 - 2 procesy, které vám nejvíc žerou čas.
Pokud jste v roli člověka, který má na starosti nějaký projekt (nebo proces) a vaše realita je „mám toho nad hlavu“, pak je největší pastí AI v tomhle - začnete sbírat nástroje místo toho, abyste si reálně ulevili.
Začněte tam, kde je největší přetlak rutiny a nejvyšší návratnost. Typicky to bývá jedna z těchto tří oblastí:
1) Vytěžování informací z dokumentů (největší praktická bomba)
PDF poptávky, zadání projektu, zápisy, smlouvy, podklady od dodavatelů… Většina firem tráví hodiny tím, že z dokumentů ručně tahá informace a přepisuje je do systémů.
Generativní AI to umí výrazně zrychlit - najde, vytáhne, shrne, porovná, připraví tabulku.
2) Asistenti a Q&A nad znalostmi
Vnitrofiremní „kde to najdu, jak to máme, jaký je postup“ bere překvapivě dost času. AI asistent dává smysl, když:
- máte aktuální dokumenty (verze, struktura, pořádek),
- chcete rychlé odpovědi a odkazy na zdroje (ne dojmy).
3) Generování a úprava obsahu
To není jen marketing. V praxi jde často o:
- návrhy emailů a odpovědí,
- projektové podklady, zadání, shrnutí pro vedení,
- prezentace, reporting, texty pro interní komunikaci.
A teď to důležité: AI nepatří všude. U deterministických věcí často stačí „klasická“ automatizace (např. Power Automate). AI se nám se osvědčilo zapojit tam, kde je práce variabilní a textová. Kde je hodně nestrukturovaných dat.
Rychlé hacky, které mají okamžitý efekt (a nevyžadují volno v kalendáři)
Hack #1: Přestaňte psát. Začněte diktovat
Jedna z nejrychlejších cest, jak zvednout produktivitu, je zjednodušit vstup - mluvení je rychlejší než psaní a dává víc kontextu. Lepší kontext = lepší výstup.
Hack #2: Zaveďte „AI zápisy“ ze schůzek a AI shrnutí mailových vláken
U nás v SHINE jsme zápisy z porad ručně nedělali už od října 2023. Na projektech je to jedna z největších úspor času. Nejde jen o přepis. Jde o:
- shrnutí rozhodnutí,
- úkoly a odpovědnosti,
- rizika, otevřené body, follow-up.
Pro AI je shrnutí celé mailové konverzace hračka.
Hack #3: Jeden AI agent na jednu práci (specializace vyhrává)
Univerzální AI „na všechno“ bývá průměrná. Nejlepší výsledky dávají specializovaní AI agenti - na revizi zadání projektu, na status projektu, na přípravu prezentace, na komunikaci.
My od poloviny roku 2024 neustále vylepšujeme vlastní sadu AI agentů a asistentů ShineStarlight.cz. Fungují v prostředí Chat GPT, ale lze je bez problémů oživit i jako AI agenty v prostředí Microsoft 365 Copilot.
Data, data, data: bez pořádku v datech AI nepomůže
Tohle je brutálně praktická lekce z tří let používání AI u nás ve firmě i u našich zákazníků - největší bariéra není AI. Je to chaos v datech, která chcete na AI napojit.
Chcete, aby vám AI pomáhala? Pak potřebujete:
- aktuální verze dokumentů v cloudu (ne pět kopií „final_final2“ v mailu),
- rozumnou strukturu a jednoduchý formát (AI „nečte“ hezky složité slidové grafy tak, jak si myslíme. Ideální je formát typu csv, nebo .md),
- jasné instrukce, co je „dobrý výstup“.
Chcete skutečné výsledky?
Konec nadvlády „hodinovky“
- V AI éře nedává smysl platit za odsezený čas. Člověk, který to umí s AI, dokáže za hodinu zastat práci, která dříve trvala deset hodin. V SHINE jsme proto přešli na kreditní systém odměňování, kde hodnotíme užitečnost a reálný dopad výsledku, nikoliv čas strávený u monitoru a klávesnice.
Co se děje na trhu: výhoda nebude věčně výhodou
Na webináři jsem popisovali tři etapy, kterými byznys každé firmy postupně projde:
- Produktivní arbitráž – první firmy, které to s AI umí, už dnes výrazně zvedly produktivitu a mají tak lepší marže. Také ale poskytují své služby rychleji a současně v lepší kvalitě. Mají prostě náskok.
- Komoditizace – AI se ale brzy stane standardem, rozdíly se srovnají, tlak na rychlost a kvalitu poroste. A bohužel začne tvrdý tlak na cenu.
- Optimalizace – firmy si vybudují vlastní know-how, data a workflow a průběžně se samy zlepšují. Prostě dostanou se do stejné situace, jako když se lidé kdysi naučili pracovat s osobními počítači. Nepotřebují k tomu už externisty.
Moje zkušenost
Cesta k mistrovství s AI trvá zhruba rok a vyžaduje každodenní „cvičení“ jako na hudební nástroj. Pokud cítíte, že vám „ujíždí vlak“, začněte tím, že si vyčleníte čas na učení. Já to dělám tak, že věnuji zhruba třetinu času, co mi AI ušetří, do učení a experimentů.
Chcete vidět všechny „árie“ našeho AI orchestru v akci? Tento článek je jen stručnými příklady použití, které skutečně šetří hjodně času a současně umožňují dělat lepší rozhodnutí.
V záznamu webináře uvidíte konkrétní „živé“ ukázky:
- jak kombinujeme nástroje do AI workflow (bez vendor lock-in),
- jak fungují AI asistenti a agenti na reálných situacích,
- jak vypadá praktické zapojení do ekosystémů typu Microsoft/Google,
- jak lze oživit AI asistenty ShineStarlight v prostředí Microsoft 365 COPILOT,
- proč je motivace lidí v AI době stejně důležitá jako technologie.
Závěr
Dnes už se to nedá schovat. Je vidět, kdo AI zapojuje smysluplně, a kdo pořád jede „postaru“. Laťka rychlosti i očekávané kvality je jinde. Slabý výstup nebo práce, která zbytečně trvá, dnes často znamená jediné - chybí AI superschopnosti.
Moje zkušenost za posledních 5 let je jasná - online first + AI first všude, kde to dává smysl. A pak přichází skutečný game changer – motivace. Ve chvíli, kdy najdete odvahu přestat platit lidi, kteří to s AI skutečně umí, za odsezené hodiny a začnete je odměňovat za použitelné výsledky a reálnou hodnotu, produktivita vystřelí raketově nahoru.
Autor: Josef Hajkr, SHINE Consulting
Ing. Josef Hajkr, Ph.D., MBA je lídrem SHINE Consulting s více než 30 lety praxe v řízení projektů. Je průkopník konceptu Řízení projektů 5.0, který propojuje lidské schopnosti, postoje a digitální technologie. Posledních pět let zásadně proměnil styl práce – převedl firmu do online prostředí a využívá AI pro efektivní vedení projektů. Dlouhodobě propojuje řízení projektů s digitálními nástroji a technologiemi. Už v 90. letech se věnoval počítačovým simulacím ve vzdělávání, což završil doktorátem v roce 2002.Dnes sdílí své zkušenosti prostřednictvím blogu jaknazmenu.cz a rovněž na svém profilu LinkedIN.
BUĎTE V OBRAZE - ORIENTACE V NABÍDCE SHINE a odběr LinkedIn news Projekty jednoduše.
YouTube kanál ŽIVĚ s nejnovějšími webináři.
Pokud máte rádi ucelený cyklus formou videí, doporučuji Jak na projekty jednoduše - 6 hodin tipů a rad.